小额现金管理系统

员工可以直接在系统里提交费用申报--然后由他们的直接上司批准。

以友好的方式进行小额现金费用控制,因此每个员工(没有任何的会计知识)可以输入他们的费用,得到付款,等等。

这包含在一个临时的GL(总账)表pcashdetails,包含关于付款和费用以小额现金的形式出现的所有的信息. 一旦主管批准(现金分派或者费用),它就会被过账到总账并且做相关标识。

小额现金系统一旦过账,就无法更改,编辑或者删除。一旦过账,就是木已成舟。

设置基本参数


设置费用


定义小额现金系统中可以使用的费用。这个表用来将非会计用户(工人/webERP的大多数用户)与会计使用的技术细节和名称隔离。
描述: 用于访问顾客的商业旅行的汽车用燃料。
会计科目:12345678-商务车费用
因此当系统向总账表过账小额现金费用时,它将过账到选定的总账账户。

脚本PcExpenses.php用来维护这个表(pcexpenses).

设置标签种类


不同的用户有不同的特权. CEO花费小额现金与货车司机是不同的(这并非不敬,对他们任何人而言-:). 系统在表pctypetabs中维护了不同的标签组。

脚本PcTypeTabs.php用来定义此种不同的标签。
例如:总监,职员,卡车司机等等。

设置标签种类对应的费用
连接了标签和费用

这里我们需要去定义哪种费用对于某种标签(用户角色)来说是允许的。这个表用来防止用户选择了不允许的费用。例如,担负"国会成员"角色的用户可以有一种费用类型为"所有费用,包括在公共场合的晚宴”,而一个角色为"体力工人"的用户可以仅有一种费用类型即"工作通勤”,因此系统可以对每个人的费用进行良好的控制。

每个公司必须定义小额现金支付的政策。

脚本PcExpensesTypeTab.php管理这个方面。

设置标签


脚本PcTabs.php用来设置小额现金标签。

小额现金标签包含:


现在我们已经有了一个可以工作的系统了。

工作流程

付给现金


主管(授权人)将钱付给员工作为小额现金使用. 我们用脚本PcAssignCashToTab.php记录下这个事实。

主管只可以选择它管辖的标签.
必须注明金额, 日期
还有有两个附加的字段:



在现阶段, 没有交易过账到gltrans, 只在表pcashdetails中,我们记录了:“主管给了用户X(真正标签),Y美元于日期D".

在批准之前,现金支付可以编辑和删除. 一旦批准及过账, 就无法更改了。


费用申报


员工会外出并且花钱. 然后他们会向webERP报告他们的费用。 负责处理的脚本为PcClaimExpensesFromTab.php

员工将选择一个标签(从他们自己的标签中). 然后记录所有产生费用的细节


在现阶段, 没有交易过账到gltrans, 只有在表pcashdetails中,我们记录了:“用户U报告花费了金额X, 归类为C于日期D".

在批准之前,费用报告可以编辑和删除. 一旦批准及过账, 就无法更改了。

费用审批


主管需要审批申报的费用和预付现金.

在脚本PcAuthorizeExpenses.php中,主管必须选择一个他/她正负责管辖的标签。

如果有任何的预付现金或者费用尚未授权, 可以核对, 如果正确, 在选项后打V. 如果不正确, 或者有疑问(一个员工申报10000000美元燃油费),主管可以打电话/电邮/书面通知他并且将它分拣出来. 因为尚未授权,因此可以修改(100USB...).

一旦按下了更新按钮并且选择了某些输入,那么就会过账.

过账流程


如果需要过账预支现金
gltransb表中

在标签中定义的预支现金总账会减少预支的金额。
在标签定义中指定的小额现金总账会增加相应的金额。

banktrans表中

银行交易可以方便地报告金额从“预支现金总账"账户的流出。



如果需要过账费用:
gltrans

定义的小额现金总账减少相应的费用金额
定义的费用账户中的金额会增加。




备注:

用户
所有的用户必须是webERP用户
安全设置6被启用以允许用户使用此模块。
在许可的情况下, 员工仅仅被允许登录到webERP来申请/报告他们的费用.

关于预付款

关于预付款或者退款, 我们总是运行"open tabs", 这样员工可以首先申请款项, 然后他们会花掉(我们希望是用合适的方式)然后我们报告实际发生色费用. 任何的差异会被转入"下张报告"或者“下个现金预支"处理.这是将费用报告和现金预支分开的理念,这样会非常灵活并且适应所有的情况:

例如预支了500USD,然后申报480USD;
1)
预支 500USD
2)
申报480USD
3)
批准480USD(状态:员工欠公司20USD)
4)
根据公司的文化,有两个选择:

1.
返回20USD(预支负数款, 就是500-480-20=0)(注:也就是退回给公司).
2.
员工保留着20USD,用于下张报告. 系统将持续跟踪以前的费用/预付款,以及时更新余额.


例子 预支了500USD, 申报530USD
1)
预支500USD
2)
申报530USD
3)
批准530USD (状态: 公司欠员工30 USD)
4)
根据公司的文化有两个选择:

1.
支付员工30 USD(正数现金预付款, 即 500-530+30=0 无余额)
2.
下次的现金预付款500USD,会显示他仅仅得到了470元,因为我们欠他30).