小额现金管理系统
员工可以直接在系统里提交费用申报--然后由他们的直接上司批准。
以友好的方式进行小额现金费用控制,因此每个员工(没有任何的会计知识)可以输入他们的费用,得到付款,等等。
这包含在一个临时的GL(总账)表pcashdetails里,它包含关于付款和费用以小额现金的形式出现的所有的信息.
一旦主管批准(现金分派或者费用),它就会被过账到总账并且做相关标识。
小额现金系统一旦过账,就无法更改,编辑或者删除。一旦过账,就是木已成舟。
设置基本参数
设置费用
定义小额现金系统中可以使用的费用。这个表用来将非会计用户(工人/webERP的大多数用户)与会计使用的技术细节和名称隔离。
描述:
用于访问顾客的商业旅行的汽车用燃料。
会计科目:12345678-商务车费用
因此当系统向总账表过账小额现金费用时,它将过账到选定的总账账户。
脚本PcExpenses.php用来维护这个表(pcexpenses).
设置标签种类
不同的用户有不同的特权.
CEO花费小额现金与货车司机是不同的(这并非不敬,对他们任何人而言-:).
系统在表pctypetabs中维护了不同的标签组。
脚本PcTypeTabs.php用来定义此种不同的标签。
例如:总监,职员,卡车司机等等。
设置标签种类对应的费用
它连接了标签和费用
这里我们需要去定义哪种费用对于某种标签(用户角色)来说是允许的。这个表用来防止用户选择了不允许的费用。例如,担负"国会成员"角色的用户可以有一种费用类型为"所有费用,包括在公共场合的晚宴”,而一个角色为"体力工人"的用户可以仅有一种费用类型即"工作通勤”,因此系统可以对每个人的费用进行良好的控制。
每个公司必须定义小额现金支付的政策。
脚本PcExpensesTypeTab.php管理这个方面。
设置标签
脚本PcTabs.php用来设置小额现金标签。
小额现金标签包含:
标签代码
用户:使用标签的人. 它花钱/从小额现金花费中收钱。他必须是webERP用户。
标签的种类:如同以前定义。
货币:一个标签只能处理一种货币。因此被允许使用两种或者两种以上的货币(例如国际商业团队)的用户,每种货币都必须有一个标签。
限额:为了更好的管理,指定用户可以花费的最大金额。现在,它仅仅向主管发出警告,但是可以更好方式运作。
授权人:小额现金用户的主管。它批准或者否决已花费用,确保钱花得明智并安排现金给用户。
安排现金的总账科目:是指安排的现金所出自的账户。它必然是银行账户,因此将现金对应标签时,系统会从银行账户减少并且增加小额现金账户。
总账账户小额现金标签。 在总帐中,我们应该有一个账户(每种货币一个)来反映"员工掌握的金额"或者"小额现金金额".这个账户反映当员工预支现金时,现金去了哪里;或者当过账费用之后,现金来自哪里。
现在我们已经有了一个可以工作的系统了。
工作流程
付给现金
主管(授权人)将钱付给员工作为小额现金使用.
我们用脚本PcAssignCashToTab.php记录下这个事实。
主管只可以选择它管辖的标签.
必须注明金额,
日期
还有有两个附加的字段:
备注:记录需要记住的细节。
收据:如果公司有实物收据或者任何的凭证,这个收据的代码, 编号等等, 以便将来处理争议。
在现阶段,
没有交易过账到gltrans表,
只在表pcashdetails中,我们记录了:“主管给了用户X(真正标签),Y美元于日期D".
在批准之前,现金支付可以编辑和删除.
一旦批准及过账,
就无法更改了。
费用申报
员工会外出并且花钱.
然后他们会向webERP报告他们的费用。
负责处理的脚本为PcClaimExpensesFromTab.php
员工将选择一个标签(从他们自己的标签中).
然后记录所有产生费用的细节
日期
费用代码(从他自己的标签列表中,这取决于它涉及的标签).
金额
备注: 记录需要记住的细节。
收据:如果公司有实物收据或者任何的凭证,这个收据的代码, 编号等等, 以便将来处理争议。
在现阶段,
没有交易过账到gltrans表,
只有在表pcashdetails中,我们记录了:“用户U报告花费了金额X,
归类为C于日期D".
在批准之前,费用报告可以编辑和删除.
一旦批准及过账,
就无法更改了。
费用审批
主管需要审批申报的费用和预付现金.
在脚本PcAuthorizeExpenses.php中,主管必须选择一个他/她正负责管辖的标签。
如果有任何的预付现金或者费用尚未授权,
可以核对,
如果正确,
在选项后打V.
如果不正确,
或者有疑问(一个员工申报10000000美元燃油费),主管可以打电话/电邮/书面通知他并且将它分拣出来.
因为尚未授权,因此可以修改(到100USB...).
一旦按下了更新按钮并且选择了某些输入,那么就会过账.
过账流程
如果需要过账预支现金
在gltransb表中
在标签中定义的预支现金总账会减少预支的金额。
在标签定义中指定的小额现金总账会增加相应的金额。
在banktrans表中
银行交易可以方便地报告金额从“预支现金总账"账户的流出。
如果需要过账费用:
在gltrans
表中
定义的小额现金总账减少相应的费用金额
定义的费用账户中的金额会增加。
备注:
用户
所有的用户必须是webERP用户
安全设置6被启用以允许用户使用此模块。
在许可的情况下,
员工仅仅被允许登录到webERP来申请/报告他们的费用.
关于预付款
关于预付款或者退款,
我们总是运行"open
tabs", 这样员工可以首先申请款项,
然后他们会花掉(我们希望是用合适的方式)然后我们报告实际发生色费用.
任何的差异会被转入"下张报告"或者“下个现金预支"处理.这是将费用报告和现金预支分开的理念,这样会非常灵活并且适应所有的情况:
例如预支了500USD,然后申报480USD。;
1)
预支
500USD
2)申报480USD
3)
批准480USD(状态:员工欠公司20USD)
4)根据公司的文化,有两个选择:
1.
返回20USD(预支负数款,
就是500-480-20=0)(注:也就是退回给公司).
2.
员工保留着20USD,用于下张报告.
系统将持续跟踪以前的费用/预付款,以及时更新余额.
例子
预支了500USD,
申报530USD。
1)
预支500USD
2)
申报530USD
3)
批准530USD
(状态:
公司欠员工30
USD)
4) 根据公司的文化有两个选择:
1.
支付员工30
USD(正数现金预付款,
即 500-530+30=0
无余额)
2.
下次的现金预付款500USD,会显示他仅仅得到了470元,因为我们欠他30元).